Статьи

Офис, которого нет

Многие из нас привыкли ездить на работу каждый день. За чашкой кофе мы обсуждаем с коллегами пробки, цены на бензин и давку в метро, подчас освобождаемся от дневной нормы негатива, просто высказавшись в адрес подрезавшего нас водителя, в транспорте знакомимся с достижениями мировой литературы и учим иностранные языки… Наши поездки на работу становятся для нас скорее элементом образа жизни, чем необходимой частью самой работы. Затраты времени на дорогу в офис настолько нерациональны, что, пожалуй, возникает желание добавить нечто новенькое к многочисленным методикам усовершенствования деятельности предприятия. Правда, их количество и так превосходит число реальных ситуаций, в которых эти методики можно применить.

Тем не менее, остаются общие вопросы, для которых еще только предстоит найти пути решения. Для многих московских офисов это, в частности, проблемы высокой арендной платы, квалификации и стабильности коллектива, перемещений персонала по перегруженному мегаполису. Все это уже породило в массовом сознании мечту о виртуальном офисе – за него не надо или почти не надо платить, нет необходимости ездить на работу, и остается больше времени для общения с семьей и решения личных проблем.

Мечту – или реалию?

Работа вне офиса издавна была счастливым уделом представителей свободных профессий, а с появлением современных средств связи стала активно проникать в некоторые сферы бизнеса. В настоящее время многие офисные работники имеют в личном пользовании мобильные телефоны, электронную почту и другие Интернет-ресурсы, а также оргтехнику – это реальная возможность создать офис на дому. В издательском и медийном бизнесе, в сфере IT-технологий и разработки программного обеспечения перевод большей или меньшей части сотрудников предприятия «в удаленный режим» – не редкость. Периодически на страницах различных изданий мелькает слово «телекомьютинг» – от греческого «tēle» (издалека, на расстоянии) и английского «commute» (ездить, добираться на работу). Телекомьютинг – удаленная работа для штатных и внештатных сотрудников.

В США, Западной Европе, Японии в последние 15 лет мечта обрела совершенно осязаемый образ. Так, в США удаленно работают 60% людей, характер деятельности которых позволяет это делать (в России – 2%), а двое из пяти сотрудников офиса хотели бы попробовать себя в роли телекомьютеров.

К настоящему времени в странах Запада сложились разнообразные нормы, позволяющие легко регламентировать работу тех, кто переведен на удаленный режим, – контролировать производительность их труда, отношения с налоговыми органами, помогать в организации домашнего офиса, независимой работы, в решении возможных психологических проблем. Люди, относящиеся к телекомьютингу скептически, уже успели смириться с новой реалией, и в журналах реже появляются карикатуры на телекомьютеров, якобы общающихся с клиентами, облачившись в купальный халат, или работающих на ноутбуке, не вылезая из бассейна.

В действительности удаленная работа требует определенной психологической готовности как от руководителей, так и от их подчиненных. В нашей стране всплеск интереса к телекомьютингу наблюдался в 2001–2004 годах. Ряд предприятий попробовали внедрить удаленный режим работы для своих сотрудников. Некоторые из них продолжают активно пользоваться этой возможностью и по сей день, отмечая, что телекомьютинг дает колоссальную экономию на арендной плате, сокращает затраты времени работников на дорогу, повышает производительность их труда, снижает утомляемость и является отличной мотивацией. Как заявляют многие «удаленные» сотрудники офисов, преимущества надомной работы для них настолько велики, что они остались бы телекомьютерами, даже если бы это было связано с уменьшением заработной платы (возможно, телекомьютинг может служить средством привлечения грамотных кадров?). Оборудование рабочих мест на дому, как правило, оказывается более рентабельным, чем плата за большой офис, даже если оно производится за счет работодателя (и как нельзя более рентабельным, если у сотрудников уже имеется собственный комплект технических средств!).

Однако некоторые предприятия, применив в своей практике телекомьютинг, вновь полностью перешли на схему работы full time. Среди причин возвращения к традиционной системе прежде всего называют недостаточную степень контроля над «удаленными» сотрудниками. Иногда ссылаются на пресловутый «национальный менталитет». Якобы «наши» люди не способны работать с полной отдачей в расслабленной домашней обстановке либо намеренно «халтурят», пользуясь невозможностью их проконтролировать, пытаются подработать на стороне в ущерб основным обязанностям, не могут самостоятельно организовать свой рабочий процесс.

Действительно, психологи отмечают у разных людей большую или меньшую природную способность к независимой работе. Прирожденными телекомьютерами считаются герои-одиночки, самостоятельно принимающие решения по любому вопросу, обладающие высокой способностью к сосредоточению, готовые бросить вызов любым проблемам. Исследования показывают, что в России процент таких людей существенно ниже, чем, например, в США. При этом у нас гораздо выше уровень лояльности по отношению к начальству, готовности безоговорочно подчиняться его указаниям, что, как ни странно, при удаленном режиме может оказаться делу во вред.

Но ведь все можно наработать, если достоинства метода более существенны, чем его недостатки! В США, Канаде, Франции и других странах есть ассоциации телекомьютеров, форумы и встречи по обмену опытом, психологические и деловые тренинги. Любой рядовой телекомьютер, по всей видимости, способен обобщить и передать свой опыт – постольку, поскольку он способен структурировать и организовать собственную работу.

Западному телекомьютеру доступна практически любая информация, касающаяся организации деятельности домашнего офиса, – от необходимого набора канцтоваров до путей преодоления психологических проблем, подробных предложений по планированию рабочего дня, рекомендаций по выбору оргтехники, возможностей рационального использования времени, которое все-таки приходится затрачивать на разъезды.

Нельзя сказать, что в России нет ничего подобного. Однако информация такого рода распространяется в основном среди замкнутых профессиональных сообществ (в качестве примера можно привести форумы переводчиков, в том числе фрилансеров – а значит, телекомьютеров по определению! – на сайте www.trworkshop.net).

По всей видимости, российский телекомьютинг активно развивается «снизу», поскольку энтузиазм исполнителей удаленной работы часто превосходит инициативу работодателей: «удаленники» часто сами составляют для себя правила, системы отчетности и контроля производительности (причем хорошо составляют!) – а затем предлагают их своим руководителям для удобства совместной работы.

Достаточно редко у нас встречается материал, обобщающий необходимую информацию для директоров рассредоточенных предприятий. Практически нет соответствующих семинаров, тренингов, книг по управлению «виртуальным» офисом. Опыт в данной сфере только формируется, однако многие прекрасно справляются (снова упомянем издательства, переводческие бюро, рекламные агентства, компьютерные фирмы). К сожалению, люди, на практике постигшие тонкости управления рассредоточенным офисом (организация отчетности, особенности технического оснащения и нюансы психологической работы с сотрудниками, работающими на дому) в России пока не тиражируют этот опыт.

Круг профессий, на которые распространяется телекомьютинг, быстро расширяется. Возьмем для примера рубрику «Работа на дому» в различных газетах, публикующих объявления о трудоустройстве: мы увидим, что за последние пять лет она радикально изменилась. Если раньше эта рубрика была предназначена исключительно для одиноких пенсионерок, готовых работать диспетчерами на домашнем телефоне, запечатывать конверты с рекламной рассылкой и наклеивать марки на вышеупомянутые конверты, то теперь в ней, в основном, размещают объявления о поиске менеджеров по продажам, менеджеров по работе с клиентами, рекрутеров, интервьюеров, корпоративных редакторов, веб-контент-редакторов, администраторов сайтов, переводчиков. Подключенный к Интернету PC и телефон – важнейшие, а для некоторых и единственные орудия производства в современном мире!

Итак, полностью или частично «виртуализованные» офисы существуют. Иногда этот метод практикуют молодые предприятия, которым отсутствие расходов на аренду и оборудование офиса позволяет сократить стартовый капитал. В некоторых случаях офисное помещение не арендуют вообще, перекладывая его функции, например, на квартиру директора или главного бухгалтера. Иногда удаленный режим работы диктует сам характер деятельности предприятия.

«Типовой» виртуальный офис мог бы иметь следующую структуру. Чаще всего небольшое помещение все же арендуют. Оно выполняет функции места проведения переговоров, хранения документации – и некого «объединяющего центра». Постоянно в нем может находиться секретарь или офис-менеджер, принимающий звонки и поддерживающий жизнедеятельность офиса (организация уборки, снабжения и т.п.). Минимальный комплект оборудования для каждого из сотрудников – уже упоминавшийся подключенный к Интернету компьютер, домашний и мобильный телефон. Такой комплект при необходимости может быть дополнен оборудованием для видеоконференций (или бесплатным Интернет-ресурсом Skype + веб-камера приемлемого качества стоимостью от 15 долларов), другими средствами связи (факс, пейджер), оргтехникой (в зависимости от характера работы сотрудника: факс, ксерокс, принтер).

Все показатели производительности труда сотрудников, которые могут быть выражены количественно, включаются в регулярные отчеты; периодичность отчетов может быть различной, а их форма – постепенно совершенствоваться по договоренности между руководителем и сотрудником, по мере накопления опыта и появления новых идей.

Личные встречи при такой организации труда могут оказаться практически ненужными и превратиться просто в дополнительное средство поддержания корпоративной общности и своеобразной «психотерапии», так как многие телекомьютеры жалуются на чувство оторванности от внешнего мира, которое причиняет им дискомфорт и мешает продуктивно трудиться. Это один из моментов, препятствующих эффективной удаленной работе. Некоторым людям для нормальной жизни необходимо именно пребывание в коллективе – возможно, они физически никогда не смогут работать дома, но ведь не все сферы деятельности можно «рассредоточить» и «виртуализовать»!

Телекомьютинг – это особый образ жизни. Чрезвычайно важна готовность не только его принять, но и организовать свою жизнь таким специфическим образом, чтобы ваша удаленная работа оказалась во благо всем: вам, другим сотрудникам (или, напротив, работодателям), клиентам, членам вашей семьи, партнерам и друзьям. Основные моменты психологических тренингов для телекомьютеров – пути преодоления чувства одиночества, установление баланса между деловой и частной жизнью, техника рациональной и эффективной организации труда и личных дел, противостояние отвлекающим моментам; работа с оборудованием и современными средствами связи; построение отношений с руководством, коллегами, родственниками. Последнее, как ни странно, очень важно в телекомьютинге: попробуйте работать дома, предварительно не приучив находящихся рядом детей и взрослых к тому, что нельзя врываться в вашу комнату в течение рабочего дня, кричать под ухом, когда вы говорите по мобильному телефону, и надеяться, что вы сумеете не только выполнить свою работу, но и справиться с огромным объемом хозяйственных задач не хуже сказочной Золушки.

У всех, как говорится, свои таланты. То, что при удаленной работе легко получается у одного, не дается другому – кто-то может самостоятельно решать проблемы, не связанные с его непосредственными обязанностями, а кому-то необходима техническая или иная поддержка. Из способностей членов коллектива, взаимной помощи, поддержки, обмена опытом и складывается успех рассредоточенного предприятия. Как ни странно, без ежедневных встреч на работе людям удается даже упрочить свои отношения, научиться лучше понимать друг друга. Взаимному доверию и пониманию обычно способствует и вся система управления удаленными сотрудниками – гибкая, как само понятие телекомьютинга, и достаточно жесткая, чтобы доказать свое превосходство над традиционной системой, если уж на предприятии выбран режим работы в офисе, которого нет. 

Людмила Мизина